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Unter einem Gehalt versteht man ein sowohl per Vertrag geregeltes als auch regelmäßig bezogenes Arbeitsentgelt für eine fest ausgeübte Tätigkeit bei Arbeitnehmern im Angestellten- oder Beamtenverhältnis. Ein jeder Arbeitgeber in Deutschland ist nun nach der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, dem bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer eine monatliche Gehaltsabrechung in einer solchen Textform vorzulegen, die dieser nachvollziehen kann. Diese Gehaltsabrechung muss per Gesetz immer eine bestimmte Anzahl von verschiedenen Mindestangaben aufweisen. Diesen zufolge soll für den Beschäftigten klar ersichtlich sein, für welchen Arbeitszeitraum das Gehalt gezahlt wurde. Gleichzeitig muss Auskunft über die Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes gegeben werden, sowie ebenso auch über die Art und die Höhe der Zuschläge und ihre jeweilige Vergütung.
Diese einmaligen Bezüge plus eventueller vermögenswirksamer Leistungen des Arbeitgebers und geldwerter Vorteile in der Form von Sachbezügen ergeben dann zusammen die Bruttobezüge des Arbeitnehmers, welche in der Gehaltsabrechung vermerkt sein müssen.
Zudem muss die Entgeltabrechung eine Aufstellung aller Abzüge beinhalten. Zu diesen gehört unter anderem der so genannte Arbeitnehmeranteil der Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung.
Auch Abschlagszahlungen oder Vorschüsse müssen in der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden. Abgezogen werden zudem auch noch die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und, soweit der Arbeitnehmer einer Kirche angehört, ebenfalls die Kirchensteuer. Dieses Gehalt, das Nettogehalt des Arbeitnehmers nach Abzug aller Pflichtbeträge und Steuern, muss ebenfalls in der Gehaltsabrechung stehen.
Nach Abzug vermögenswirksamer Leistungen des Beschäftigten, der persönlichen Abzüge, der steuer- und sozialversicherungsfreien Aufwandsentschädigungen wird die verbleibende Summe monatlich an den Arbeitgeber überwiesen.
In der Gehaltsabrechnung müssen ab dem Jahre 2009 ferner auch der Name und die Anschrift des Arbeitgebers und gegebenenfalls auch der Ort des Beschäftigungsbetriebs vermerkt sein. Dort angegeben werden müssen auch der Name, die Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers sowie dessen Versicherungsnummer und das Datum des Beschäftigungsbeginns. Auch Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge sowie etwaige Steuerfreibeträge müssen in der Gehaltsabrechnung verzeichnet sein.
Auch muss in der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermerkt sein, ob gemäß Sozialgesetzbuch ein Beitrag für Kinderlose erhoben wird.